Надо вести учет сотрудников как на компьютере,так и в бумажном виде.Для каждого сотрудника надо завести отдельную папку,в которой будут храниться все документы:копия паспорта,копия ИНН,копия страхового свидетельства,копия диплома и т.д. Пронумеровать папки и на первом листе список сотрудников,чьи документы там лежат.
| 
Древовидный вид